CANAL DE DENUNCIAS - Privat asesoramiento
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CANAL DE DENUNCIAS

En la empresa PRIVAT ASESORAMIENTO CORREDURÍA DE SEGUROS, S.L.U. disponemos de un Sistema Interno de Información para cumplir con la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, con la finalidad de detectar de forma temprana posibles irregularidades en el seno de la organización y adoptar medidas preventivas que impidan su futura comisión, contribuyendo a la mejora continua de los procesos internos de control.

 

El Sistema Interno de Información garantiza la confidencialidad de la persona que informe de infracciones cometidas en la entidad, protegiéndole frente a represalias, discriminaciones y cualquier  otro tipo de trato injusto.

 

La empresa garantiza también la accesibilidad al Sistema Interno de Información y protección del informante a través de la plataforma tecnológica integrada en el propio Sistema interno de información, cuya finalidad es la llevanza, registro y conservación de las actuaciones que tengan lugar como consecuencia de la presentación de información a la que sea aplicable la Ley 2/2023.

 

También podría comunicarse con el gestor del Sistema en el teléfono 986 485 228 o a través del correo electrónico canaldedenuncias@inade.org.

 

Para más información consulte la política del Sistema Interno de Información

POLÍTICA DEL CANAL. NORMAS DE USO.

Normas de uso del Canal Interno

  1. Introducción

Privat Asesoramiento Correduría de Seguros SLU (en adelante “la Compañía”), dando cumplimiento a sus principios de buena gobernanza y a sus obligaciones normativas, habilita un Canal interno de Comunicación de información (en adelante “Canal interno”), a través del cual, cualquier persona física que sea conocedora en un contexto laboral o profesional (en adelante “informantes”), de una infracción de la normativa reguladora vigente al momento de los hechos, pueda dar a conocer la existencia de esta.

Asimismo, la Compañía garantiza un tratamiento bajo parámetros de confidencialidad, y evitando en todo caso, cualquier posible represalia contra el informante o personas que puedan tener relación con el mismo.

El objetivo es proteger a las personas que informan sobre vulneraciones del ordenamiento jurídico en el marco de una relación profesional.

  1. Principios básicos del Canal

A continuación, se detallan los principios generales básicos que rigen el funcionamiento del presente Canal interno.

  1. Accesibilidad e integración de los Canales internos de la Compañía.
  2. Posibilidad de realizar comunicaciones anónimas.
  3. Buena fe.
  4. Respeto y protección.
  5. Derecho a la información.
  6. Apoyo de personas formadas.
  7. Diligencia y celeridad.
  8. Trato justo.
  9. Protección ante posibles represalias.
  10. Colaboración.
  11. Adopción de medidas cautelares cuando proceda.
  12. Vigilancia de la salud.

 

  1. ¿Quién puede acudir al Canal?

Podrá hacer uso del presente Canal, cualquier persona física que haya obtenido información sobre infracciones por parte de Privat, en un contexto laboral o profesional.

Pueden hacer uso de este medio, las personas que tengan la condición de empleados públicos o trabajadores por cuenta ajena; los autónomos; los accionistas, partícipes y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de una empresa, incluidos los miembros no ejecutivos; o cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores.

Asimismo, pueden realizar comunicaciones aquellas personas que hayan obtenido información sobre infracciones en el marco de una relación laboral o estatutaria ya finalizada; voluntarios; becarios; trabajadores en periodos de formación, con independencia de si reciben una remuneración; aquellos cuya relación laboral todavía no haya comenzado, en los casos en que la información sobre infracciones haya sido obtenida durante el proceso de selección o negociación contractual; así como los representantes legales de las personas trabajadoras en el ejercicio de sus funciones de asesoramiento y apoyo al informante.

  1. ¿Qué se puede comunicar o denunciar?

Los informantes podrán trasladar comunicaciones relacionadas con:

  • Acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea.
  • Acciones u omisiones que puedan constituir una infracción penal o administrativa grave o muy grave, entendiéndose incluidas en todo caso las infracciones penales o administrativas que impliquen un quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social.

Asimismo, a través de este medio podrán ser comunicadas aquellas acciones y omisiones que se hayan producido, se estén produciendo o exista el riesgo de que se puedan producir, actuaciones antijurídicas o delictivas, en especial alguna de las conductas que conlleven riesgo penal, y/o relacionadas en el Código Ético y de Conducta, así como que se estén incumpliendo los controles previstos para evitar la realización de dichos comportamientos.

En relación con las situaciones de acoso sexual o por razón de sexo, a través del Canal interno de comunicación de informaciones podrán ser comunicadas aquellas situaciones relacionadas con esta materia, producidas en el entorno laboral. Finalmente, también se podrá hacer uso de este canal para comunicar a la Compañía la existencia de una conducta irregular, que incumpla o vulnere la normativa aplicable a la distribución de seguros y reaseguros.

  1. ¿Cómo funciona el Canal?

El informante, en el momento de realizar la comunicación, podrá facilitar la dirección de un domicilio, correo electrónico o lugar seguro, a efectos de recibir notificaciones relacionadas con la comunicación realizada.

Cuando se facilite dicha información, el informante recibirá un acuse de recibo de la comunicación realizada, en un plazo de 7 días naturales siguientes a su recepción, excepto en aquellos casos en que remitir dicho acuse de recibo pueda poner en peligro la confidencialidad de la información.

Será necesaria la aceptación de las presentes “Normas de Uso”, así como de la “Política de Privacidad del Canal Interno” para poder completar el formulario y enviarlo para su evaluación y posterior tramitación.

Durante la tramitación de la comunicación se podrá mantener la comunicación con el informante (en los casos en que se conozca su identidad), si se considera que resulta necesario para solicitar información adicional.

Una vez recibida la comunicación, se procede al trámite de admisión, en el que después de un análisis preliminar, se decide si:

  • Admitir a trámite la comunicación;
  • Solicitar al informante, cuando sea posible, la subsanación de la comunicación en un periodo de diez días naturales, cuando no se disponga de información suficiente para continuar con la tramitación de la misma;
  • Inadmitir a trámite la comunicación, siempre de manera motivada, si concurre alguna de las causas tasadas que a tal efecto se prevén.
  • Comunicar de manera inmediata la información al Ministerio Fiscal si la conducta pudiera ser constitutiva de delito; o a la Fiscalía Europea en aquellos casos en que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea;
  • Remisión a otra Autoridad u Organismo que pudiera resultar competente para la tramitación de la comunicación.

En caso de que la comunicación sea admitida a trámite, comienza la fase instructora, cuya duración no podrá superar el periodo de 3 meses, a contar desde la recepción de la comunicación o, en caso de no haber sido facilitado el acuse de recepción al informante, a los 3 meses a partir del vencimiento del plazo de 7 días después de haber sido efectuada la comunicación. En aquellos casos de especial complejidad, que de motivadamente requieran una ampliación del plazo, el mismo se podrá extender por un periodo máximo de 3 meses adicionales.

La fase de instrucción culminará con la emisión de un informe, realizado por el Responsable de la instrucción, a partir del cual se acordará alguna de las siguientes opciones:

  • El archivo del expediente.
  • El inicio del procedimiento sancionador, sin perjuicio de poner los hechos en conocimiento del Ministerio Fiscal o de la Fiscalía Europea si es en ese momento cuando se detecta que pueden ser constitutivos de delito, junto con la adopción de medidas correctoras cuando proceda.
  • La remisión de la información a otra autoridad u organismo competente, si así procede.

También serán adoptadas aquellas medidas preventivas que se consideren necesarias para evitar que la situación se repita.

Una vez cerrado el expediente, y en un plazo no superior a 30 días naturales, la persona encargada de tramitar e investigar la comunicación, realizará un seguimiento sobre los acuerdos adoptados.

  1. Confidencialidad del denunciante

El Canal Interno está diseñado, establecido y gestionado de una forma segura, garantizando la confidencialidad de la identidad del informante y de cualquier tercero que sea mencionado en la comunicación, de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de esta, así como de la protección de datos, impidiendo el acceso a dicha información por parte de personal no autorizado.

El Canal interno garantiza que las comunicaciones presentadas puedan ser tratadas de manera efectiva dentro de la Compañía, asegurando su independencia y diferenciación tanto dentro de la Compañía, como respecto a los Sistemas de información de otras entidades u organismos.

Las personas que comuniquen o revelen infracciones del Derecho de la Unión Europea indicadas en el presente reglamento, así como de acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave, veraces y de acuerdo los requisitos indicados en este documento tendrán derecho a protección durante un periodo de dos años, ampliable en caso de justificación.

Esta misma protección quedará ampliada a las personas físicas que, en el marco de la Compañía en la que presta servicios el informante, asista al mismo en el proceso; a las personas físicas relacionadas con el informante y que puedan ser objeto de represalias, como compañeros de trabajo o familiares del informante; y las personas jurídicas, para las que trabaje o con las que mantenga relación en un contexto laboral, o que ostente una participación significativa, con capacidad de influencia en la persona jurídica participada.

POLÍTICA DE PRIVACIDAD DEL CANAL DE DENUNCIAS
  1. Responsable del tratamiento

Privat, como empresa obligada a disponer del Sistema interno de información en los términos previstos por la Ley 2/2023, de 20 de febrero, es la responsable del tratamiento de los datos que derive de la gestión diaria y habitual del Canal interno, atendiendo a la definición de responsable del tratamiento regulada en el art. 4.7 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016.

  1. Finalidades y base de legitimación

La finalidad del tratamiento de los datos comunicados es la correcta tramitación y resolución de la denuncia o comunicación planteada.

Tanto en los Canales de comunicación de información internos como externos, la licitud del tratamiento de datos personales que se realice con las comunicaciones de información recibidas viene determinado por el cumplimiento de una obligación legal aplicable al responsable del tratamiento (Privat), de acuerdo el art. 8 de la Ley Orgánica 3/2018 de 5 de diciembre, en relación con el art. 6.1.c) del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, así como con el art. 11 de la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo.

En aquellos casos en que el tratamiento derive de una revelación pública, bajo los supuestos de aplicación de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, el tratamiento de los datos se presume amparado en lo dispuesto en los art. 6.1.e) del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, y en el art. 11 de la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo.

Cuando el tratamiento de categorías especiales de datos personales se realice por razones de un interés público esencial, sobre la base del Derecho de la Unión o de los Estados Miembros, la licitud del tratamiento vendrá determinada por lo establecido en el art. 9.2.g) del Reglamento (UE) 2016/679, de 27 de abril.

  1. Comunicaciones de datos y transferencias internacionales

Privat, forma parte de PIB Group Limited, sociedad registrada en Inglaterra y Gales, con nº 09900466, y domicilio social en Rossington’s Business Park, West Carr Road, Retford, Nottinghamshire, DN22 7SW.

En este sentido, los datos que recogemos sobre usted se pueden transferir a empresas del Grupo, siendo posible que los datos comunicados sean tratados y conservados en jurisdicciones fuera de su jurisdicción de origen, así como también puedan ser objeto de solicitudes de las fuerzas del orden público en esas jurisdicciones.

No obstante, Privat adopta medidas para la protección de la información personal que se transfiera a otros países, incluidas salvaguardas contractuales adecuadas. Para obtener más información sobre las salvaguardas adecuadas vigentes, póngase en contacto con nosotros.

  1. Decisiones automatizadas y elaboración de perfiles

No se someterá en el tratamiento de datos de nuestros interesados a decisiones automatizadas, ni concretamente a la elaboración de perfiles.

  1. Duración del tratamiento

Almacenaremos los datos personales que nos haya comunicado, o que resulten del proceso de investigación, durante el tiempo necesario para el procesamiento de su mensaje, o mientras exista un interés legítimo en el almacenamiento de dicha información personal.

Asimismo, los datos comunicados también podrán ser almacenados cuando así lo establezca la normativa europea o nacional, para el cumplimiento de las obligaciones legales, y como evidencia del funcionamiento del Canal Interno.

No obstante, los datos personales obtenidos con ocasión de la denuncia serán cancelados cuando hayan transcurrido 3 meses desde la finalización de la investigación interna iniciada como consecuencia de esta, o 6 meses si ha sido necesario ampliar el plazo de investigación, salvo en el caso de denuncias archivadas por infundadas, en que se cancelarán de inmediato.

Extinguida la necesidad de conservación de los datos mencionada anteriormente, los datos se conservarán debidamente bloqueados y anonimizados, durante el tiempo que resulte necesario para dar cumplimiento a las obligaciones y requerimientos legales.

  1. Ejercicio de derechos y reclamaciones ante la autoridad competente

Los interesados podrán ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión (derecho al olvido), limitación, portabilidad, y oposición, regulados en los art. 15 a 22 del Reglamento (UE) 2016/679, de 27 de abril, mediante comunicación por escrito a la dirección de correo electrónico privatasesoramiento@privatasesoramiento.es.  

No obstante, en aquellos casos en que se ejerza el derecho de oposición sobre las comunicaciones o revelaciones públicas realizadas, se presumirá que existen motivos legítimos imperiosos que legitiman el tratamiento de sus datos personal, salvo prueba en contra.

  1. Confidencialidad y seguridad en el tratamiento de datos

Se dispone de medidas adecuadas que garantizan la preservación de la identidad del informante, y garantizan la confidencialidad de los datos de las personas afectadas y de cualquier tercero que se mencione en la comunicación.

La identidad del informante únicamente podrá ser comunicada a la Autoridad judicial, Ministerio Fiscal o autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora.

Asimismo, se prohíbe expresamente cualquier tipo de represalia (entendiendo como represalia cualquier acto u omisión prohibido por la ley, o que de forma directa o indirecta supongan un trato desfavorable que sitúe a las personas que la sufren, en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, solo por su condición de informante o por haber realizado una revelación pública), contra las personas informantes.

Serán nulos de pleno derecho cualquier acto que tenga por objeto impedir o dificultar la presentación de comunicaciones y revelación, o los que constituyan una represalia o discriminación tras la presentación de una denuncia.

Atentamente,

Privat Asesoramiento S.L.